PROJE ve PORTFÖY YÖNETİMİ
PROJE ve PORTFÖY YÖNETİMİ
İlk başta proje ve portföy yönetiminin teknik olarak ne anlama geldiklerini ayrı ayrı inceleyim.
Proje yönetimi, bir projenin planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi, amaç ve hedeflerine ulaşıp bitirilmesi ve yönetilmesidir. Proje yönetimi 5 temel adımdan meydana gelmektedir. Bunlar;
• Başlangıç,
• Planlama,
• Uygulama,
• İzleme ve Kontrol Etme,
• Kapanıştır.
Portföy yönetimi ise yatırım aleminde yer alan yatırım araçlarının incelenmesi, bu incelemelerin sonucunda gerekli analizlerin yapılarak güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi ve yatırımcıya en uygun olan finansal varlıkların seçilmesi sürecidir.
İki başlığı ayrı ayrı inceledikten sonra asıl konumuz olan Proje ve Portföy Yönetimi Nedir? Birlikte bakalım...
Proje ve Portföy yönetimi birden fazla projenin aynı anda yönetilmesi ve izlenilmesinin yanı sıra projelerin doğru zamanda, doğru bütçe ve kalite ile doğru olan stratejik hedeflere ulaşmasını sağlayabilmek olarak tanımlayabiliriz.
Günümüzde rekabetin ortaya koyduğu koşullar nedeniyle doğru işi yapabiliyor olmanın önemi artık şirketler için tartışılamaz bir konu olmuştur. Karşılaşılan zorluklarla üst yöneticilerin de artık hangi operasyonel aktiviteler ve projeler üzerinde çalışmaları gerektiğini, kaynaklarının ne kadarının kullanıldığını, ne kadar bütçelerinin kaldığını ve aktivitelerini iş talepleriyle nasıl bağdaştıracaklarını bilmeleri zorlaşmıştır.
Doğru uygulanan bir proje ve portföy yönetimi yaklaşımı ile artık riskler en aza inebilir, kaynaklar kullanılanın aksine daha verimli ve etkili şekilde kullanılabilir, karar verme sürecine etkisiyle artık kurum için daha iyi kararlar vermemizde yardımcı olma gibi birçok faydası bulunmaktadır. Ancak tüm bunların olabilmesi için ilk başta proje ve portföy yönetimi sürecini tam anlamıyla bilmek gerekir.
Peki bu döngü nasıl ilerliyor gelin birlikte inceleyelim;
• İlk olarak projeleri stratejik hedeflere uygun şekilde tanımlayarak bütçe planlaması yapılır.
• Kaynak planlaması olarak bilinen doğru yetkinlikteki kaynakların doğru kapasite ile kullanılması ikinci adım olarak sıralanabilir.
• Proje ve programların portföy stratejileri uygunluğunun kontrol edilmesi 3. adım olarak önümüze çıkar.
• Daha sonra düzeltici faaliyetler tanımlanarak tespit edilen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması sağlanır.
• Son olarak doğru raporlama yöntemleri ve etkili iletişim teknikleri ile proje ve programlarda tüm portföy hakkında somut çıktılarla etkin kararların alınması sağlanır.
Doğru proje ve portföy yönetimin uygulanması ve söz edilen faydaların sağlanabilmesi için, alanında uzman kişiler ile çalışılmalı bunun yanı sıra, yaşam döngüsünde tanımlanan iş süreçlerinin uygulanma, izlenme ve sürekli olarak iyileştirilebilmesi için tek merkezden yönetilebilecek bir yazılım ortamına aktarılması gerekmektedir.